Trucos: Ofimática

Es bastante molesto a veces copiar información de Internet a un documento en Word, ya que el texto se copia con todo y formato. Al pegar un texto de un sitio web, este conserva su tipo de letra original, color de texto y de fondo, disposición de tablas, etc., lo cual contrastará con el formato de nuestro documento.

En fin. Lo que se veía bien en Internet ya no se verá tanto en nuestro documento, y el quitar el formato del texto y adecuarlo al de nuestro documento es algo fastidioso. Afortunadamente existe una forma bastante sencilla y rápida de quitar el formato cuando se pega un texto de, por ejemplo, un sitio web.

Primero, seleccionamos el texto que necesitamos de un sitio web y presionamos Ctrl + C para copiarlo; luego nos ubicamos en nuestro documento de Word.


Si presionamos Ctrl + V se pegará el texto tal cual lo copiamos del navegador. Para evitar esto nos dirigimos al menú Edición > Pegado especial...


Nos aparecerá una ventana con tres opciones. Seleccionar la opción "Texto sin formato" y presionamos Aceptar. El texto será pegado aparecerá en nuestra documento de Word sin formato alguno.


Ten presente que, si seleccionas y copias un texto que incluye imágenes, estas serán reemplazadas por el texto que figura en su tag "Alt"; de modo que es siempre una buena idea darle una pequeña revisada al texto que acabamos de pegar.

Si usas Outlook Express con bastante frecuencia, el tener configuradas firmas te ayudará a escribir tus mensajes más rápido, ya que no tendrás que estar digitando tu información personal ni la de tu empresa cada vez que escribas un correo. El crear firmas es algo realmente sencillo; solo tendrás que hacer lo siguiente:

• En la ventana de Outlook Express dirígete al menú Herramientas > Opciones
• En la ventana que aparece a continuación dirígete a la pestaña Firmas. Esta pestaña cuenta con tres secciones en las que podrás configurar, entre otras cosas, varias firmas, su contenido y cual de todas ellas deberá ser la predeterminada.

• En la primera sección, Configuración de la firma, podrás decidir si se insertará una firma en todos los mensajes salientes.

• En la siguiente sección, Firmas, estarán listadas todas las firmas que tienes configuradas hasta el momento. Para crear una nueva presiona el botón "Nueva". Automáticamente el cursor se ubicará en el cuadro de texto de la siguiente sección, Modificar firma. En él podrás ingresar la información de tu firma. Para modificar una firma solo seleccionala del listado de firmas y modifica el texto que aparece en la parte inferior de la ventana.

• Si deseas eliminar una firma solo tienes que seleccionarla y presionar el botón Quitar.
• Si deseas crear una firma más elaborada, con imágenes y color, deberás presionar el botón Examinar, para asignar un archivo (puede ser una imagen o página web) como firma.
• Si presionas el botón opciones avanzadas podrás asignar las firmas que se insertarán en mensajes de una cuenta u otra. Finalmente, presionando el botón "Establecer como predeterminada" seleccionaremos una firma que se inserte por defecto cuando se redacte un mensaje nuevo.

Una vez creadas las firmas y realizados los cambios presionas el botón "Aceptar".

Como se ha podido ver, Outlook Express ofrece una configuración completa de las firmas. Ahora, al escribir nuestros mensajes, solo debemos ir al menú Insertar > Firmas y seleccionar aquella que necesitemos. Si has configurado una firma por defecto, esta aparecerá ni bien presiones el botón para redactar mensajes.

Una presentación de PowerPoint por lo general no contiene solo texto, sino también bastantes imágenes. Aunque esto hace de una presentación algo bastante atractivo, también la hace mucho más pesada y lenta al cargar.

Para no quitar las imágenes de nuestras presentaciones una buena alternativa es comprimirlas. Para comprimir las fotos e imágenes de nuestras presentaciones de PowerPoint debemos hacer lo siguiente:

• Haz clic en el botón "Comprimir imágenes" de la barra de imagen. Si no se puede visualizar la barra de imágenes, ve al menú Ver > Barra de Herramientas > Imágenes.
• Aparecerá una ventana en la que podremos realizar diferentes configuraciones a las imágenes de nuestra presentación. Podemos aplicar el cambio a una o a todas las imágenes presentes en nuestro archivo PPT.
• En la sección "Cambiar resolución", seleccionar la resolución de acuerdo a la utilidad de la presentación: Si solo será para visualizar en el ordenador selecciona la opción "En web o pantalla", si deseas imprimir tus presentaciones selecciona "De impresión".

• En la parte inferior de las ventanas figuran las opciones para comprimir imágenes y para eliminar las áreas recortadas de las mismas. Habilita la opción "Elimina las áreas recortadas de las imágenes".
  

Una vez realizadas las modificaciones correspondientes en esta ventana presionamos el botón "Aceptar".

A partir de ahora nuestro archivo en PowerPoint tendrá todas sus imágenes reducidas y ocupará mucho menos espacio que antes.

Ocurre con frecuencia que, al realizar conversiones entre versiones de bases de datos en Microsoft Access, nos aparezca un error repentino el cual nos indica que nuestra base de datos se encuentra corrupta. Si esto nos ocurre no tenemos por que alarmarnos aún, lo que a veces sucede es que nuestra base de datos no se ha compilado como es debido.

Para realizar esta compilación lo primero que debemos hacer es abrir nuestra base de datos con la versión original del programa. Una vez hecho esto abrimos cualquiera de los módulos en vista diseño, nos dirigimos al menú Debug > Compilar y realizamos la compilación de todos nuestros módulos. Guardamos los cambios y cerramos nuestra base de datos. Con la BD cerrada procedemos a compactarla dirigiéndonos al menú Herramientas > Utilidades > Compactar.

Con este procedimiento efectuado paso a paso, tendremos nuestra base de datos lista para ser importada por versiones posteriores de Microsoft Access.

En versiones más recientes del Office de Microsoft (2003 o Vista), ya no es necesario realizar esta compilación previa para la conversión, ya que estas nuevas versiones de Acess poseen las herramientas necesarias para reparar las bases de datos.

Un truco bastante útil, sobre todo para aquellos que trabajan en Microsoft Word con documentos extensos, está referido a la capacidad de poder ver dos partes distintas de nuestro documento en una misma hoja de Word. Este truco es bastante simple ya que solo es necesario presionar una sencilla combinación de teclas. A continuación se explica el truco.

Una vez abierto nuestro documento de Word, deberás presionar la combinación de teclas Control + ALT + V. Inmediatamente aparecerá una línea horizontal que será la que divida la hoja.


Podrás mover esta línea arriba y abajo y ubicarla donde quieras. Una vez hayas ubicado la línea en un lugar del documento haz clic con el ratón para colocarla, la siguiente imagen muestra como se verá tu documento.

Suele ser muy complicado y confuso calcular el número de días, meses y años que hay entre dos fechas dadas. Afortunadamente en Excel no lo es tanto, ya que podremos calcular el tiempo que transcurrió de una fecha a otra sin temor a equivocarnos, tan solo haciendo uso de algunas fórmulas relacionadas con fechas.

Para realizar esto necesitaremos dividir el resultado en tres celdas: En una se almacenarán los años, en otra los meses y en la última los días de diferencia que hay entre las dos fechas. Por ejemplo, si tenemos las fechas en las celdas A3 y B3 respectivamente, debemos asignar las siguientes fórmulas cada una a celdas diferentes:

D3=AÑO(B3)-AÑO(A3)-SI(B3>=FECHA(AÑO(B3);MES(A3);DIA(A3));0;1)
E3=MES(B3)-MES(A3)+SI(B3>=FECHA(AÑO(B3);MES(A3);DIA(A3));0;12)- SI(DIA(B3)>=DIA(A3);0;1)
F3=DIA(B3)-DIA(A3)+SI(DIA(B3)>=DIA(A3);0;DIA(FIN.MES(B3;-1)))

El resultado de nuestras fórmulas se vería mas o menos así:

Si lo que deseamos es visualizar la fórmula que contiene una celda determinada solo es cuestión de ubicar el cursor en dicha celda. Sin embargo, si tenemos una hoja con bastantes fórmulas lo ideal sería poder verlas todas en la hoja de cálculo.


Esto es posible, solo debeás seguir los siguientes pasos:

• Vé al menú Herramientas > Opciones
• En la pestaña "Ver", en la sección "Opciones de ventana" habilitamos la opción "Fórmulas".
• Presionamos el botón "Aceptar"

Esa fue la forma larga. Para realizar la misma tarea existe una combinación de teclas para mostrar/ocultar las fórmulas en una hoja de cálculo en Excel, basta con presionar las teclas Alt+º

Muchos de nosotros al usar el procesador de textos de Microsoft, copiamos y pegamos en él textos que encontramos en Internet. Dichos textos vienen con enlaces e hipervínculos propios de la página de origen. El problema surge al querer seleccionar un texto que forma parte de un hipervínculo; este se activa, abre el navegador y nos lleva a la página que indica dicho hipervínculo.

Esto puede resultar bastante molesto, ya que los clics involuntarios no se harán esperar. Sin embargo existe una manera muy sencilla para cambiar este comportamiento y hacer que los hipervínculos en Word se abran haciendo uso de la combinación Ctrl+Clic. Para hacer esto procede de la siguiente manera:

• Una vez en un documento de Word, accede al menú Herramientas > Opciones
• En la ventana que aparece ir a la pestaña "Edición"
• En la sección "Opciones de edición" habilitar la opción "Utilizar CTRL + Clic del mouse para seguir hipervínculo"
• Presiona Aceptar

Eso es todo. Ahora cuando tengas un texto con hipervínculos se mostrará un texto como el que puede ver en la siguiente imagen:

Si estás redactando algún documento en Word y deseas traducir alguna palabra a otro idioma, ya sea para saber su significado como para conocer como se escribe dicha palabra en otro idioma; deberás hacer lo siguiente:

- En nuestro documento seleccionamos la palabra o grupo de palabras a traducir
- Con el texto seleccionado nos dirigimos al menú Herramientas > Idioma > Traducir.
- Si tenemos instalado el diccionario de traducciones para el Office, la traducción se realizará en el mismo programa; caso contrario aparecerá un mensaje que indica que faltan instalar ciertos paquetes.


Si cuentas con acceso a Internet desde tu ordenador podrás hacer la traducción haciendo uso del servicio WorldLingo (http://www.worldlingo.com). El texto seleccionado se enviará en formato HTML cifrado a este servicio para su traducción.



Si no cuentas con una conexión a Internet es recomendable que instales estos paquetes adicionales de Microsoft Office para que puedas traducir algún texto.

Si usas Outlook como gestor de correo y recibes cientos de mails a diario, de seguro más de una vez has pasado por alto algún mail importante de la bandeja de entrada. Afortunadamente Outlook proporciona una forma de resaltar aquellos mensajes de remitentes que consideres importantes. A continuación el procedimiento para hacerlo:

1. Selecciona la carpeta a la que quieres aplicar la regla.
2. Ve al menú "Herramientas > Organizar"
3. En la ventana que aparece, seleccionar la opción "Mediante Colores"
4. Selecciona el mensaje al que desees aplicar dicha regla y elije el color de la lista desplegable.
5. Presiona "Aplicar color" y listo.

Tener en cuenta que, por carpeta, se pueden definir un máximo de hasta 30 reglas. Aunque esta cantidad para algunos no es lo suficientemente grande, al menos nos ayudará a mantener organizados nuestros mensajes.