Trucos: Ofimática

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Lo primero que debemos hacer es acceder a la pestaña Referencias > en la sección Tabla de Contenidos > visualizamos los diferentes botones del grupo que soportan todas las facilidades necesarias para crear tablas de contenidos.

Desde un documento que tomamos como ejemplo hemos señalado tres párrafos como entradas de nuestra tabla de contenidos. El párrafo “Capitulo 1” será una entrada de primer nivel, para lo que hemos seleccionado de las opciones que se muestran el botón “Agregar Texto” la opción “Nivel 1”. Para los párrafos “Fichas” e “Imágenes” hemos seleccionado la opción “Nivel 2” del mismo botón anterior.

• Selección de cabeceras del párrafo para incluir como entradas en la tabla de contenidos.

Una vez seleccionadas las cabeceras a incluir en la tabla de contenidos, simplemente seleccionaremos una zona en el documento donde vayamos a insertar la tabla de contenidos y pulsaremos el botón “Tabla de Contenidos”, veremos aparecer un cuadro de dialogo que nos ofrece posibilidades adicionales para dar formato a la tabla de contenidos que se va a generar. Finalmente veremos cómo se crea dinámicamente la tabla de contenidos.

Podemos agregar en cualquier momento nueva información en la tabla de contenidos, realizando los pasos descritos anteriormente. Después para actualizarla, simplemente seleccionaremos la propia tabla y haremos “Clic” en el Controlador que se muestra tras la selección, apareciendo un nuevo cuadro de diálogo donde nos ofrecen dos posibilidades para dicha actualización.


listo!!

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Si lo que quieres es ofrecer una mejor visualización de tus datos numéricos en tus hojas de cálculo sin tener que recurrir a los gráficos, Excel 2007 te ofrece un gran número de posibilidades para realizarlo.

Desde la pestaña Inicio > dentro del grupo Estilos >seleccionamos la sección “Formato Condicional” tienes disponible una serie de posibilidades para ofrecer una visualización gráfica.

• Seleccione un rango de celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional” selecciona “Barras de Datos” y dentro de ella el color que quiere utilizar.

• Otra forma de visualizar los datos es dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la opción "Escalas de color" y dentro de ella el rango de colores que quiere utilizar.

• Por último podemos seleccionar un rango de las celdas, y dentro del menú desplegable del botón “Formato Condicional” seleccione la opción “Conjunto de Iconos” y dentro de ella el rango de iconos que quiere utilizar.

Adicionalmente puedes marcar gráficamente conjuntos de celdas que cumplan determinadas condiciones (Algunas opciones: “Resaltar Reglas de Celdas, Reglas de la Parte Superior e Inferior”).

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PowerPoint 2003 cuenta con etiquetas inteligentes, este programa que todavía está siendo muy utilizado por algunos usuarios cuenta con esta ventaja. A través de estos "textos vinculados" , también denominados Smart Tags, es posible interactuar con otras aplicaciones, obtener información de una base de datos o incluso acceder a páginas de Internet.

Para activar esta función, nos dirigimos al Menú Herramientas > Opciones de Autocorrección > dentro de la pestaña Etiquetas inteligentes > verifica la casilla Marcar texto con etiquetas inteligentes. Como aquí puedes observar, Office ya incluye algunos tipos de etiquetas inteligentes predeterminadas, como la de Datos financieros, que permite acceder a información on-line acerca de compañías que cotizan en bolsa; Fecha, que reconoce fechas y sirve de acceso directo al calendario de Outlook, o Nombre de la persona, que reconoce destinatarios recientes en la cuenta de correo electrónico, para enviarles un mensaje o incluirlos en una reunión.

De este modo, al escribir en alguna diapositiva, el texto correspondiente a una etiqueta inteligente, el sistema la reconoce, la subraya en violeta y, al pasar el cursor por encima, activa un menú de interesantes acciones relacionadas al tema expuesto en nuestras diapositivas.

Listo!!

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Hemos observado que al estar realizando cálculos en las hojas de cálculo, comenzamos a ampliar cada vez más el campo de visión de la pantalla, llegando a ocupar más de una página por hoja, y cuando se trata de estar contrastando datos resulta bastante incómodo tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro.

Excel 2007 nos ofrece distintas opciones para minimizar el problema y así trabajar de una manera más cómoda con los datos introducidos.
Podemos utilizar la opción de ver la misma hoja en varias ventanas, Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos hacer lo siguientes:

Acceder a la pestaña Vista > Nueva ventana, si la ventana que teníamos estaba maximizada no nos daremos cuenta de si ha ocurrido algún cambio en la ventana, pero si nos fijamos en la barra de título podemos ver que ahora el nombre del documento además tiene añadido al final ":2" indicando que es la segunda ventana del mismo documento.
Para ver las dos ventanas al mismo tiempo hacemos clic en Organizar todo > seleccionamos Vertical (horizontal, mosaico o cascada), dependiendo de cómo estén situados los datos en la hoja.

Ahora podemos desplazarnos sobre una ventana independientemente de la otra de forma más sencilla.

Pruébalo!!

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Outlook 2007, Te brinda además de la posibilidad de crear calendarios, también te permite compartirlos con otras personas, ya sea a través del correo electrónico o publicándolo en Microsoft Office Online.

Para enviar tu calendario vía email, entra en el icono Calendario y pulsa sobre Enviar un calendario por correo electrónico. Automáticamente, se abrirá una ventana de envío de mensajes y un cuadro en el que deberás seleccionar el intervalo de fechas del calendario; los detalles, donde podrás elegir entre disponibilidad, detalles limitados y detalles completos, o enviar solamente el calendario comprendido en las horas de trabajo.

Si prefieres publicarlo en Microsoft Office Online, pulsa sobre Publicar mi calendario. Si no estás registrado, deberás seguir las instrucciones del asistente. Una vez hecho esto, aparecerá una ventana emergente similar a la utilizada para enviar el calendario vía mail. Desde ella podrás, además de realizar las opciones descritas anteriormente, otorgar permisos, para que sólo puedan acceder a tu calendario los usuarios invitados, o bien si prefieres para que lo puedan ver cualquier usuario de Microsoft Office Online. Cuando hayas configurado las distintas posibilidades haz clic en Aceptar. Verás una nueva ventana que te ofrece la posibilidad de enviar invitaciones a otros usuarios para acceder a tu calendario. Haz clic en Sí y se abrirá una pantalla para enviar un correo electrónico con la invitación a los contactos que desees.

Listo!!

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Muchas veces nos cargamos de tanto trabajo que al momento de enviar un archivo súper importante a nuestro jefe, mandamos un mensaje muy halagador pero olvidamos adjuntar el archivo que tanto trabajo nos costó hacer, el mensaje suena algo así:

Estimado Gerente de nuestra prestigiosa Empresa:
Adjunto, le envío el importantísimo archivo que necesita usted esta tarde para presentar a la junta directiva.
Un cordial saludo,
Elizabeth.

Cinco minutos más tarde (si he tenido la suerte de darme cuenta del gran error)…
Estimado Gerente de nuestra prestigiosa Empresa:
Ahora sí, adjunto el archivo que se me olvidó en el email anterior.
Atentamente, su todavía asistente que probablemente sea despedida después de tan gran error.
Elizabeth.

Si utilizas Outlook tienes mucha suerte. Es posible configurar este programa para que al pulsar el botón de “Enviar” los correos se guarden durante 5 minutos antes de ser enviados. Los correos se guardan en la “Bandeja de salida”. Este truco también sirve para rescatar emails enviados por accidente antes de tiempo.

Primero ingresamos al menú Herramientas > Opciones > Configuración de correo:
1. En la sección Enviar/Recibir desactiva la opción “Enviar inmediatamente durante la conexión”.
2. Pulsa el botón “Enviar/Recibir…”

3. Activa la opción “Programar un envió o recepción automáticos cada…”
4. Selecciona el tiempo que queremos que se guarde el mensaje antes de ser enviado, puede ser 5 minutos (o más si tienes mala memoria). Cerramos y aceptamos.

Nota: El pequeño inconveniente es que esta configuración también afecta a los correos de entrada. No recibirás los correos de manera inmediata, sino con cinco minutos de retraso.

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De forma predeterminada todos los documentos de Word 2007, traen grabado el nombre del autor, según la computadora en la que fue desarrollado dicho documento. Ahora si quieres personalizar los documentos según tu agrado, puedes editar y cambiar los datos, al mismo tiempo que agregar otra clase de informaciones.

Lo primero que debes hacer es ingresar En el icono de office, haces clic en Preparar > Propiedades. En el cuadro que te aparecerá escribes el nombre del autor que desees, y otros datos que quieras agregar a tu documento y listo!!...

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Este truco es super sencillo, al crear un nuevo libro en Excel 2003 o 2007 quieres insertar un logotipo en todas las hojas de cálculo para ahorrarte tiempo, lo primero que debes hacer es:

Abre una página en Excel, en la celda A1, introduce una imagen.

• Para Excel 2003 Sólo tienes que hacer clic en el menú Insertar, escoger la categoría Imagen y elegir Desde archivo

• Para Excel 2007 selecciona directamente la fotografía desde la pestaña Insertar, Al hacer clic sobre la pestaña Insertar > Imagen del cuadro de búsqueda, la imagen se incluirá en la esquina superior izquierda de tu hoja de cálculo, es importante que observes el número de filas y columnas que ocupa para utilizarlo después.

A continuación, en el menú Archivo > Configurar página para Excel 2003, O bien, en Excel 2007, pulsa la pestaña Diseño de página > Configurar página desplegamos las diferentes opciones y Hacemos clic en Hoja, en la opción Repetir filas en extremo superior, pon el cursor en el cuadro y luego selecciona en tu documento las filas que ocupa el logo, para que la fórmula se incluya automáticamente.

Seguidamente, en Repetir columnas a la izquierda, sitúa el cursor de nuevo en el cuadro y marca las columnas en el documento. Verás que en ambas funciones aparece una fórmula similar a ésta: $1:$4, así que presiona Aceptar para confirmar el cambio realizado. Escribe en la hoja lo que desees, para visualizar si nuestro logo ha sido agregado hacemos clic en el botón Vista preliminar y muévete entre las diferentes páginas del documento para que compruebes que, efectivamente, el logotipo se ha incluido en todas.

Suerte!!

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Microsoft Excel 2007 cuenta con herramientas en el menú principal que lo ayudaran a reparar documentos dañados. Para intentar abrir un documento que ya está dañado en Excel, realizaremos lo siguiente:

Primer Método

Menú > archivo > Abrir > dentro del recuadro que nos pareció para abrir un archivo existe una pestaña de herramientas (abajo- lado derecho) > abrir y reparar
Con esta opción, Excel nos muestra una serie de opciones para poder reparar el documento, aunque esta herramienta no garantiza una reparación en el 100% de los casos.

Segundo Método

Podemos intentar reparar un documento con la función de cálculo. Para lo cual, abrimos un documento Excel en blanco y nos dirigimos a: Herramientas > opciones > etiqueta de cálculo.

Una vez dentro de este panel, deberemos de cambiar el cálculo de libro de automático a manual, ya que gracias al recálculo, algunas veces Excel es capaz de abrir documentos dañados.

Tercer Método
Si el problema ha ocurrido mientras tenías tu archivo o documento abierto y Excel te impedía guardar cambios, etc. es muy probable que la culpa sea de datos corruptos. Ante esta situación, tendrás que decidir entre perder la última actualización del documento o perderlo todo, así que te recomiendo que no guardes el documento y copies todos los datos en un documento nuevo.

Cuarto Método
Microsoft cuenta con un paquete Microsoft Office que tienen algunas herramientas especializadas en reparar archivos dañados. Podemos intentar abrir un archivo de Excel dañado, dirigiéndonos a:
Inicio > Todos los Programas > Microsoft Office > Herramientas de Microsoft Office > Diagnóstico de Office Esta herramienta sirve generalmente para situaciones en las que el programa no puede abrir ningún documento.

Listoo!

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Este truco es de mucha ayuda si estamos trabajando en una hoja de cálculo de Excel 2007 con múltiples operaciones y resultados, pero tú deseas Imprimir sólo una tabla o una determinada sección de datos. Para eso el programa te ofrece una opción que te permite seleccionar las celdas que tú deseas imprimir.

Lo que debes hacer es lo siguiente:
- Seleccionar con el mouse todas aquellas celdas que desees imprimir
- Luego vas al menú Diseño de Pagina, y en la sección Área de Impresión, haces clic en la opción Establecer Área de Impresión. Ahora sólo debes imprimir de forma normal.

Listo!!

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