Trucos: Ofimática

Un excelente truco es este que explicamos a continuación: Con tan solo un par de teclas ("+" y "-") podrás crear tablas en Word 2003 y 2007 al instante. ¿Como? Pues es muy sencillo. Si en una hoja de Word escribes +-----+ y presionas Enter, automáticamente se creará una tabla con una sola celda.

Pero eso no es todo. En la imagen que mostramos a partir de estos caracteres hemos creado una tabla con varias columnas.



¿Y que hay de las filas? Pues el agregar filas también es algo muy sencillo. Ingresa los datos en cada celda y presiona Tab para desplazarte a las demás; cuando llegues a la última presiona Tab nuevamente y aparecerá una nueva fila para que sigas ingresando datos. ¡Así de sencillo!


Con este método podrás crear tablas mucho más elaboradas y complejas al instante.

Como ya sabrás, el insertar una imagen en una presentación de PowerPoint es muy fácil, solo basta ir al menú Insertar > Imagen > Desde archivo y seleccionarla de nuestro disco duro. ¿Pero que sucede si lo que deseamos insertar es solo una parte de la imagen y no toda?

Afortunadamente el recortar una imagen desde PowerPoint es posible ya que este programa posee algunas opciones para la edición básica de imágenes. Si quieres recortar una imagen que hayas insertado a una presentación de PowerPoint solo deberás hacer lo siguiente:

• Verifica que se muestre la barra de edición de imágenes. De no estar dicha barra solo dirígete al menú Ver > Barra de herramientas > Imagen.
• Selecciona la imagen que has insertado y presiona el botón "Recortar" de la barra de imagen.

• Ahora, deberás situar el puntero del ratón en uno de los controladores de tamaño que aparecen en los bordes de la imagen y arrastrarlo para recortar dicha imagen.

Una vez hayas terminado presiona ESC para salir del modo de edición.
¿Ves que simple? Ahora podrás recortar tus fotos e imágenes desde PowerPoint fácilmente.

Si deseas adjuntar, o mas bien, insertar una hoja de cálculo en una de tus presentaciones de PowerPoint, con este tip descubrirás que el hacerlo es bastante sencillo. A partir de ahora podrás mostrar esas complicadas hojas de cálculo en tus diapositivas sin necesidad del Microsoft Excel.

Para llevar a cabo este tip solo deberás hacer lo siguiente:

• En Excel selecciona el conjunto de celdas a copiar de la hoja de cálculo y presiona Ctrl+C
• En PowerPoint ubícate en la diapositiva en la que deseas insertar la hoja de cálculo.
• Dirígete al menú Edición > Pegado especial
• En la ventana que aparece asegúrate que esté seleccionada la opción "Pegar" y selecciona la opción "Hoja de cálculo de Microsoft Excel" (Objeto Microsoft Office Excel Worksheet) y presiona aceptar.

• Si has hecho todo bien hasta aquí, las celdas que seleccionaste se han insertado a tu diapositiva.

• Para poder editar la información de las celdas desde PowerPoint tan solo haz doble clic en la tabla y automáticamente podrás trabajar con tu hoja de cálculo casi como si estuvieras en Excel.

Si deseas dar un estilo diferente a tus hojas de cálculo una buena idea sería asignarles una imagen que haga las veces de fondo; si trabajas con Excel 2003 verás que simple es añadir una imagen a tu hoja de cálculo: Primero que nada deberás tener abierto el archivo, luego dirígete al menú Formato > Hoja > Fondo, selecciona una imagen de tu disco duro y... ¡listo!


Eso es todo ¿Simple, verdad?

A partir de hoy sabes como hacer que tus archivos Excel luzcan con un estilo más atractivo. Claro que deberás hacer que el texto resalte y no se confunda con los colores de la imagen, para esto solo tendrás que modificar los colores tu texto.

Si eres de las personas que ya viene usando el Office 2007 te habrás dado cuenta la incompatibilidad de formato con versiones anteriores, ya que toda la suite Office 2007 almacena sus archivos, por defecto, en un formato nada compatible con Office XP o 2003.

Lo más aconsejable sería que almacenes todos tus documentos en un formato compatible, de manera que si tienes que abrirlos en otro ordenador o si tienes que enviarlos por correo a un amigo, no tendrás esos problemas de incompatibilidad.

El siguiente truco es para Excel 2007, con el que podrás almacenar por defecto todas tus hojas de cálculo en el formato de Excel 2003. Solo haz clic en el botón de Office en la esquina superior derecha y en el menú que se despliega selecciona la opción "Excel Options" (Opciones de Excel).


En la ventana que aparece seleccionamos la pestaña "Save" (Guardar) y seleccionamos la opción "Excel 97-2003 Workbook" (Hoja de cálculo de Excel 97-2003) del menú desplegable "Save files in this format" (Almacenar archivos en formato).


A partir de ahora podrás almacenar todas tus hojas de cálculo en el formato de Excel más difundido.

A continuación te presentamos una pequeña lista con algunos atajos de teclado para Microsoft Word, los cuales te ahorrarán unos segundos a la hora de redactar tus documentos.

Para convertir texto a mayúsculas/minúsculas solo deberás seleccionar un texto y presionar [SHIFT + F3], verás como el texto cambia entre mayúsculas, minúscula y capital (cuando solo las primeras letras son mayúsculas).

Para buscar un texto presiona [Ctrl + B] y para que aparezca la ventana de reemplazar texto, la combinación [Ctrl + L]

Las siguientes combinaciones de teclas te permitirán escribir algunos caracteres especiales al instante:

• Atl + Ctrl + "-" (Del teclado numérico) -> Muestra el guión largo.
• Ctrl + "-" (Del teclado numérico) -> Muestra el guión corto.
• Atl + Ctrl + C -> Símbolo del copyright (©)
• Alt + Ctrl + R -> Símbolo de "registrado" (®)
• Alt + Ctrl + T -> Símbolo de "marca registrada" (™)
• Alt + Ctrl + "." -> Puntos suspensivos (...)

Cualquiera de las cuatro combinaciones siguientes imprimirán en nuestra hoja el símbolo del euro (€).

Alt Gr + E | Alt Gr + 5 | Alt + Ctrl + E | Alt + Ctrl + 5

Un truco sencillo pero bastante útil es el que te presentamos a continuación. Además de la tradicional forma de selección horizontal de texto que ofrece Microsoft Word, este procesador de texto también nos permite seleccionar texto de manera vertical. ¿Como? En el siguiente screenshot veremos como funciona:


¿Y para que nos puede servir? Pues para muchas cosas. Pongámonos un par de ejemplos. El primero: Al reenviar mensajes de correo una y otra vez, el mensaje anterior viene precedido con caracteres como <<<; si necesitamos copiar el texto del mensaje debemos eliminar estos símbolos uno por uno. Segundo ejemplo: Tienes un párrafo el cual ha sido sangrado con muchos espacios en blanco, para colocarlo como se debe es necesario borrar estos espacios linea por línea.

Es aqui donde entra a tallar este truco. Al hacer selecciones verticales nos será mas sencillo lidiar con casos como los anteriormente descritos. Para usar la selección vertical solo deberás presionar la tecla Alt, hacer clic con el ratón en el texto y arrastrarlo, verás que un rectángulo negro se dibuja en la pantalla. Podrás copiar, borrar, cortar el texto seleccionado de la misma forma como trabajas cuando seleccionas de manera horizontal.

Si estás trabajando en Microsoft Office y repentinamente el programa se cuelga, aún tienes la posibilidad de poder recuperar y almancenar los últimos cambios realizados. El paquete Office de Microsoft cuenta con una utilidad que te permitirá recuperar todos los cambios realizados a un archivo de Office antes de cerrarlo.

Cuando Word, Excel, Access u otro programa del paquete Office se haya colgado, para recuperar nuestro archivo solo debemos dirigirnos al menú Inicio > Programas > Herramientas de Microsoft Office > Recuperación de aplicaciones de Microsoft Office.

Al ejecutar la herramienta de recuperación, el programa intentará reactivar el programa en ejecución o, en su defecto, almacenar el archivo abierto y finalizar la aplicación de Office.