Trucos: Ofimática

Si lo que deseamos es visualizar la fórmula que contiene una celda determinada solo es cuestión de ubicar el cursor en dicha celda. Sin embargo, si tenemos una hoja con bastantes fórmulas lo ideal sería poder verlas todas en la hoja de cálculo.


Esto es posible, solo debeás seguir los siguientes pasos:

• Vé al menú Herramientas > Opciones
• En la pestaña "Ver", en la sección "Opciones de ventana" habilitamos la opción "Fórmulas".
• Presionamos el botón "Aceptar"

Esa fue la forma larga. Para realizar la misma tarea existe una combinación de teclas para mostrar/ocultar las fórmulas en una hoja de cálculo en Excel, basta con presionar las teclas Alt+º

Muchos de nosotros al usar el procesador de textos de Microsoft, copiamos y pegamos en él textos que encontramos en Internet. Dichos textos vienen con enlaces e hipervínculos propios de la página de origen. El problema surge al querer seleccionar un texto que forma parte de un hipervínculo; este se activa, abre el navegador y nos lleva a la página que indica dicho hipervínculo.

Esto puede resultar bastante molesto, ya que los clics involuntarios no se harán esperar. Sin embargo existe una manera muy sencilla para cambiar este comportamiento y hacer que los hipervínculos en Word se abran haciendo uso de la combinación Ctrl+Clic. Para hacer esto procede de la siguiente manera:

• Una vez en un documento de Word, accede al menú Herramientas > Opciones
• En la ventana que aparece ir a la pestaña "Edición"
• En la sección "Opciones de edición" habilitar la opción "Utilizar CTRL + Clic del mouse para seguir hipervínculo"
• Presiona Aceptar

Eso es todo. Ahora cuando tengas un texto con hipervínculos se mostrará un texto como el que puede ver en la siguiente imagen:

Si estás redactando algún documento en Word y deseas traducir alguna palabra a otro idioma, ya sea para saber su significado como para conocer como se escribe dicha palabra en otro idioma; deberás hacer lo siguiente:

- En nuestro documento seleccionamos la palabra o grupo de palabras a traducir
- Con el texto seleccionado nos dirigimos al menú Herramientas > Idioma > Traducir.
- Si tenemos instalado el diccionario de traducciones para el Office, la traducción se realizará en el mismo programa; caso contrario aparecerá un mensaje que indica que faltan instalar ciertos paquetes.


Si cuentas con acceso a Internet desde tu ordenador podrás hacer la traducción haciendo uso del servicio WorldLingo (http://www.worldlingo.com). El texto seleccionado se enviará en formato HTML cifrado a este servicio para su traducción.



Si no cuentas con una conexión a Internet es recomendable que instales estos paquetes adicionales de Microsoft Office para que puedas traducir algún texto.

Si usas Outlook como gestor de correo y recibes cientos de mails a diario, de seguro más de una vez has pasado por alto algún mail importante de la bandeja de entrada. Afortunadamente Outlook proporciona una forma de resaltar aquellos mensajes de remitentes que consideres importantes. A continuación el procedimiento para hacerlo:

1. Selecciona la carpeta a la que quieres aplicar la regla.
2. Ve al menú "Herramientas > Organizar"
3. En la ventana que aparece, seleccionar la opción "Mediante Colores"
4. Selecciona el mensaje al que desees aplicar dicha regla y elije el color de la lista desplegable.
5. Presiona "Aplicar color" y listo.

Tener en cuenta que, por carpeta, se pueden definir un máximo de hasta 30 reglas. Aunque esta cantidad para algunos no es lo suficientemente grande, al menos nos ayudará a mantener organizados nuestros mensajes.

• Ctrl. + A » Muestra el puntero oculto mientras se ejecuta una presentación.
• Ctrl. + H » Oculta el puntero mientras se ejecuta una presentación.
• Ctrl. + G » Cambia la configuración de la cuadricula y de las guías.
• Ctrl. + O » Permite centrar un párrafo.
• Ctrl. + T » Permite seleccionar todos los objetos que están en pantalla.
• Ctrl. + Espacio » Quita el carácter manual.
• Ctrl. + Mayús + + » Superíndice.
• Ctrl. + Mayús + Tab » Permite alternar entre diapositivas y esquemas.
• Ctrl. + Mayús + G » Agrupa a los objetos seleccionados.
• Ctrl. + Mayús + H » Desagrupa los objetos seleccionados.
• Alt. + Mayús + Flecha Derecha » Disminuye un párrafo de nivel.
• Alt. + Mayús + Flecha Izquierda » Aumenta un párrafo de nivel.
• Alt. + Mayús + Flecha Arriba » Mueve la selección hacia arriba.
• Alt. + Mayús+ Flecha Abajo » Mueve la selección hacia abajo.
• Alt. + Mayús + 1 » Contrae todo.
• Alt. + Mayús + + » Expande texto debajo de un encabezado.
• Alt. + Mayús + - » Contrae texto debajo de un encabezado.
• Alt. + Mayús + E » Muestra o contrae todo el texto o encabezados.
• Alt. + F9 » Muestra u oculta las Guías.
• Mayus. + F9 » Muestra u oculta las cuadriculas.

Migrar nuestras bases de datos Access es una tarea bastante sencilla y rápida; con solo un par de pasos podremos migrar nuestras bases de datos de los formatos antiguos (Access 97 ó 2000) al formato de Access 2003. Solo debemos hacer lo siguiente:

• Una vez abierto Microsoft Access 2003, ir al menú "Herramientas > Utilidades de la base de datos > Convertir base de datos" y seleccionamos el formato de la base de datos al que deseamos exportar nuestro archivo, ya sea al de Access 97, 2000 o 2003.

• Seleccionamos el archivo que deseamos migrar y listo. Presionamos el botón "Convertir" y listo.
  

Ahora nuestra base de datos se encuentra correctamente migrada al formato requerido.

Si usas fuentes TrueType para redactar tus documentos en Word, de seguro te ha pasado que, al llevarlo a otra PC, no se visualiza como en tu ordenador. Esto se debe a que esta PC no incluye la fuente TrueType que has usado, por lo que tu documento no se visualizará correctamente.

Si tuviste alguna vez este problema, Word brinda una solución bastante sencilla: Guardar tu documento con la fuente TrueType incrustada, para que puedas ver ese archivo en cualquier ordenador sin ningún problema, sin importar si ese ordenador dispone o no de dicha fuente.

El hacer esto requiere de estos sencillos pasos:

• Cuando quieras guardar tu archivo vé a Archivo > Guardar como...
• En la ventana que aparece despliega el menú "Herramientas" ubicado en la parte superior derecha y selecciona la opción "Opciones al guardar..."
• En la ventana que aparece, habilitar la opción "Incrustar fuentes TrueType"

• Presiona el botón Aceptar y almacena tu documento.

Ahora el archivo .DOC que acabas de almacenar viene con la fuente TrueType incrustada y podrás visualizarlo en otras máquinas sin ningún problema.

Es muy importante que, en un libro Excel, se ingresen los valores apropiados para las diferentes celdas, para evitar errores de calculo y asegurarnos que la información registrada sea la correcta. Una forma de asegurarnos que se ingresen los datos adecuados es validando el ingreso de información en las celdas. Para realizar esta tarea se debe proceder de la siguiente manera:

• Con la(s) celda(s) seleccionada(s) ir al menú Datos > Validación
• En la ventana "Validación de datos" se muestran tres pestañas. En la pestaña "Configuración" seleccionamos el tipo de información que queremos para la(s) celda(s) seleccionada(s). Podemos seleccionar cualquier tipo de dato; sólo números enteros, solo fechas, solo decimales, etc. Del mismo modo, también podremos establecer condiciones y límites para cada tipo de dato seleccionado. Por ejemplo, podremos decir que solo queremos número enteros menores a 100 o entre 500 y mil, inclusive podemos decir que el valor ingresado sea menor (o igual o mayor) que el valor de una celda determinada.

• En las otras dos pestañas podremos configurar el mensaje que deberá aparecer en caso de que el usuario se ubique en una celda a la que hemos aplicado validación (pestaña "Mensaje entrante"), y el mensaje que se mostrará cuando el usuario infrinja esas validaciones (pestaña "Mensaje de error"). El mensaje entrante se mostrará como un pequeño cuadro de información, mientras que el mensaje de error mostrará un cuadro de diálogo informando del hecho y pidiendo ingresar nuevamente los datos adecuados. Podremos personalizar, además, los contenidos de ambos mensajes.
• Presionamos Aceptar y listo.

Una vez realizados los cambios, al acceder a una celda con validación se nos mostrara un mensaje avisándonos de ese hecho:


Y al ingresar un valor errado se nos mostrará un mensaje de error el cual nos pedirá ingresar la información correcta nuevamente.

Este es un truco muy sencillo para Microsoft Word 2000, XP, 2003. Vamos a añadir una imagen como marca de agua a nuestros documentos para darles una apariencia más profesional y elaborada.

Situados en un documento de Word nos dirigimos al menú Formato > Fondo > Marca de agua impresa. Luego hacemos clic en la opción "Marca de agua de imagen" y seleccionamos la imagen que deseemos colocar en nuestro documento. Por defecto esta activada la opción "Decolorar" para que la imagen tenga un aspecto casi transparente. Presionamos "Aceptar" y automáticamente nuestro documento tendrá como marca de agua la imagen que hemos seleccionado; claro que también podremos asignar un texto como marca de agua y variar su forma y disposición a nuestro gusto.

Aquí algunas teclas rápidas muy útiles para Microsoft Office Word:

Cambiar de mayúsculas a minúsculas: seleccionar cualquier letra de la palabra y luego pulsar Shift + F3

Sinónimos: seleccionar cualquier letra y pulsad Shift + F7

Cambiar el tamaño de una letra o palabra:

Para disminuir el tamaño pulsamos Control + <

Para aumentar el tamaño pulsamos Control + >