Trucos: Ofimática

En este truco aprenderemos cómo salvar un documento de Office cuando la PC se cuelga. Debemos saber que cuando estemos ingresando datos en una aplicación de Office XP y el programa deje de responder, todavía tendremos una posibilidad de salvar nuestro trabajo, si el sistema operativo funciona.

- El primer paso consiste en ir al menú Inicio/Programas. Allí deberemos seleccionar Herramientas de Microsoft Office y luego elegir Office Application Recovery.

- Al seleccionar la herramienta de recuperación, el programa intentará salvar el archivo en ejecución y reiniciar la aplicación de Office que corresponda. Este método generalmente funciona; puede ahorrar un montón de tiempo y esfuerzo, y es más eficaz que el viejo [CTRL] + [ALT] + [DEL].

Eso es todo, de esta sencilla manera puedes recuperar el trabajo de muchas horas y sin consecuencias.

Algunas veces nos pasa que deseamos saber el número de carateres de un texto, un truquito para saber cuantos caracteres tiene un texto escrito en WordPad es el siguiente:

- Escribimos el texto en WordPad; cuando terminamos, seleccionamos el texto que queremos “medir” y presionamos [CTRL] + C.

- Abrimos el Bloc de notas o notepad, pulsamos [CTRL] + V y guardamos el archivo.

- Hacemos clic derecho sobre el archivo de texto y verificamos su tamaño (no el “tamaño en disco”).

Listo, ya conocemos la cantidad de caracteres del texto seleccionado, fácil y sin tantos problemas.

Si quieren enviar un mail pero de manera rápida entonces este truco te resultará muy útil si no queremos abrir Outlook Express (o el cliente predeterminado de correo) para crear un mensaje nuevo.

- Hay que hacer clic en [Inicio/Ejecutar], escribir mailto: y, luego, hacer clic en [Aceptar] o presionar [Enter].

- De esta manera, se abrirá el mensaje nuevo sin tener que ejecutar el programa de correo. Espero que les sea de mucha ayuda.

Muchas veces cuando trabajamos con varias páginas de Word queremos aplicar cambios a algunos párrafos y a otros no. Con la opción Multi-Selección de Microsoft Word XP puedes ahorrar tiempo en darle formato a tu documento cambiando de manera similar párrafos que se encuentran en diferentes partes del documento. Para ello

• Selecciona una parte del texto en tu documento.
• Mantén presionada la tecla CTRL y selecciona otra parte del documento.
• Aplica un formato a ambas secciones al mismo tiempo.

De esta manera tendrás la posibilidad de cambiar varios párrafos o secciones del documento sin tener que estar aplicando los cambios varias veces.

Mediante este truco podrás trabajar en un mismo documento pero accediendo a él mediante dos ventas. Esto es muy útil si trabajas con documentos de varias hojas.

Para poder hacerlo, solamente debes abrir el documento, presionar Control + Alt + V al mismo tiempo. Aparecerá una línea que podrás mover por el documento hasta soltarla donde te convenga. Y si deseas que se desactive solo debes volver a presionar Control + Alt + V.

De esta manera podrás visualizar varias páginas de un solo documento, en la parte superior puedes estar en la página 3 y en la parte de abajo en la página 15, por ejemplo. Y como les dijimos antes, es un truco muy útil cuando se trabaja con documentos de muchas páginas.

Esta es una sencilla y fácil manera de proteger tus documentos de personas ajenas y curiosas. Para ello solo deben seguir dos pasos muy simples:

1.- Primeramente el documento que debemos proteger debe estar abierto.

2.- Una vez que esté abierto, seleccionamos el menú Herramientas. Después seleccionamos Opciones. Ahí aparecen numerosos apartados y características de Word. Debemos ir a la pestaña con el título Seguridad.

3.- Ahí veremos la opción Contraseña de apertura, que es donde debemos poner la contraseña elegida. La escribimos y el programa nos pide que la volvamos a escribir.

Después de esto simplemente guardamos el documento. Para volver a abrirlo necesitaremos escribir la contraseña asignada, de lo contrario Word no permitirá que accedamos al documento.

Si bien este método es muy sencillo, también hay que aclarar que existen métodos para romper este método de seguridad. De todas formas es una buena manera para tener algunos documentos protegidos.

De todas maneras, si prefieres métodos más seguro de proteger tus archivos, puedes visitar éste enlace, donde encontrarás gran variedad de programas de seguridad.

Si en tu trabajo diario sueles escribir y enviar el mismo correo a diferentes personas de manera rutinaria, o si tienes que dar las mismas respuestas a consultas que te hagan tus clientes o los visitantes de tu sitio web, has de saber que Outlook 2003 te ahorrará bastante tiempo a la hora de llevar a cabo estas tareas.

Haciendo uso de plantillas en Outlook podremos enviar la misma información a varias personas todos los días mucho más rápido. El crearlas es muy sencillo, pero para poder hacerlo debemos verificar que Word no sea el editor de correos por defecto, pero de ser así podremos deshabilitarlo fácilmente. Nos dirigimos al menú Herramientas > Opciones, seleccionamos la pestaña Formato de correo y verificamos que en la sección Formato del mensaje ninguno de los dos checkbox esté habilitado, como muestra la siguiente imagen.


Luego, para crear la plantilla, debemos crear un nuevo mensaje de correo, seleccionamos el o los destinatarios, escribimos el asunto y el contenido del correo, nos dirigimos a la opción Archivo > Guardar como y finalmente elegimos Plantilla de Outlook como formato del archivo.


Solo indicamos donde queremos guardar nuestra plantilla y aceptamos.

Para enviar un correo solo abre esta plantilla y presiona Enviar. ¡Así de sencillo!

Si eres de las personas que olvida presionar el botón "Guardar" mientras trabaja en alguno de los programas de Office, este pequeño tip es para tí. Los programas de Office (como muchas otras aplicaciones) incluyen funciones de autorrecuperación que permiten almacenar el trabajo que realizas mientras avanzas y, en caso de cualquier percance, poder recuperar, sino todo, una gran parte del trabajo no almacenado.

En Excel podemos indicar cada cuanto tiempo queremos que se almacene nuestro documento de manera automática (por defecto son 10 minutos); también podemos indicar la ruta en la que queremos que se almacenen estos archivos (por defecto es C:\Documents and Settings\[TU_USUARIO]\Datos de programa\Microsoft\Excel\).

Para modificar estos datos solo debemos dirigirnos al menú Herramientas > Opciones en Excel y, en la ventana Opciones, seleccionar la pestaña Guardar. En ella podremos indicar al programa cada cuanto tiempo deberá generar una copia de autorrecuperación y donde la debe almacenar.


También podemos quitar esta funcionalidad, tan solo hacemos clic en la opción "Deshabilitar autorrecuperación".

Los atajos de teclado siempre serán una bendición, ya que son un alivio en nuestro trabajo diario. Encontré un par de atajos para insertar superíndices y subíndices a nuestros documentos en Word al instante. Estos atajos son válidos para cualquier versión de Word.

Superíndices: Si tenemos un texto escrito seleccionamos aquél que querramos esté como superíndice y presionamos la combinación Ctrl + "=" (Si tu teclado es en español entonces presiona Ctrl + Shift + =).

Subíndices: Seleccionamos el texto que queremos asignar como subíndice y presionamos la combinación Ctrl+"+" (tecla "más").